Etkili toplantı yönetimi eğitimi
Zamanın herkes için sınırlı olduğu günümüzde iş hayatının vazgeçilmezi toplantıları verimli ve etkin bir hale getirmek çok önemlidir. Örgütsel öğrenmenin vazgeçilmez aracı olan toplantılar iş hayatının en önemli iletişim araçlarındandır.
Gerekli bilgi alışverişinin sağlanması , kişiler ve departmanlar arası doğru iletişimin kurulması, çatışmaların önlenmesi ve sorunların çözülmesinde toplantıların önemi çok büyüktür.
Bu sebeple etkili toplantı yönetimi eğitimi alınması kurumlar için bir gereklilik haline gelmiştir.
Kurumların doğru süreç yönetimi, ortak kurum kültürü, değeri ve bütünlüğü için etkili ve etkin toplantı yönetimi eğitimine ihtiyaçları vardır.
Toplantı yönetimi eğitimi sonunda katılımcıların elde edeceği kazanımlar şöyle özetlenebilir;
• Toplantının amacını belirleme
• Toplantı çeşitlerine göre doğru kişileri toplantıya dahil etme
• Toplantı gündeminin paylaşımı
• Toplantıdan önce gerekli hazırlıkları tamamlama
• Katılımcı profiline uygun özetleme teknikleri
• Toplantı boyunca gündem bütünlüğünün sağlanması
• Toplantıda Zaman Yönetimi
• Toplantıda Akış Kontrolü
• Aykırı Seslerin Yönetimi
• Etkin Katılımın Sağlanması
• Toplantı yöneticisinin sorumlulukları
• Toplantıda etkili sunum
• Toplantının verimliliği ve sonuçların alınması
• Karar alma ve tutanak tutulması
• Toplantı sonrası takip
Toplantı yönetimi eğitimi süresince toplantı evrelerinde yapılması gerekenler üzerinde çalışılacaktır. Bütün toplantılar birbirinden ayrı üç evresi olan bir faaliyet olarak düşünülmelidir; açılış, çalışma ve kapanış. Her evrenin lider ya da katılımcılar tarafından gerçekleştirilen kendine özgü görevleri vardır. Bu evrelerde dikkat edilmesi gerekenler şöyle özetlenebilir;
Toplantı ortamının oluşturulması ve grubun toplantıya yönlendirilip çalışmaya hazır hale getirilmesi:
•Toplantının zamanında başlatılması çok önemlidir.
•Toplantının amacının ve alınmak istenen sonuçların tekrarlanması
•Gündemin tekrarlanması ve uygunsa öneri istenmesi ve bu konularda fikir birliğine varılması
•Temel kuralların belirlenmesi ya da tekrarlanması
•Yazman da dahil kilit rollerin ve kimin ne yaptığının tekrarlanması
Toplantının görev ve sorunları üzerindeki fiili çalışma:
•Gündeme bağlı kalarak toplantı hedeflerine ulaşılmasını sağlayıcı bir çalışma yapılması
•Tartışmanın ve karar almanın kolaylaştırılması
•Anlaşmazlıkların yönetilmesi ya da çözülmesi
•Söz kesme ve kabul edilemez davranışlar konusunda caydırıcı olunması
•Toplantı ilerledikçe zaman kullanımının gözlemlenmesi
•Gündemdeki işlerin yapılmasının sağlanması ya da katılımcıların katkısını alabilmek için grup yapısında gerekli değişiklik yapılması
Toplantının net ve yapıcı bir şekilde sonuçlanmasının sağlanması:
•Toplantının kaydettiği yolun özetlenmesi
•Önemli tartışmaların ya da sağlanan fikir birliklerinin ve verilen taahhütlerin kısaca tekrarlanması
•Grubun da katkısıyla toplantı sonrasında atılacak adımların tespit edilmesi. Her adım için bir sorumlu atanması ve takvim belirlenmesi
•Eğer uygunsa grubun yürüttüğü çalışma konusunda geri bildirim istenmesi
•Yanıtlanmamış herhangi bir soru ya da ifade edilmemiş herhangi bir görüş kalıp kalmadığının sorulması ve bunların bizzat yanıtlanması ya da yanıtlayabilecek durumda olan bir kişiye aktarılması
•Açıkta kalan noktaların-mümkünse- sonuca bağlanması
•Katılımcılara birtakım geri bildirimlerde bulunulması ve eğer uygun düşüyorsa motive edici bir kapanış konuşması yapılması.
•Katılımcılara katkılarından dolayı teşekkür edilmesi
Yöneticiler, bilgi aktarmak, bilgi alışverişi yapmak, herkesle aynı bilgiyi aynı zamanda ve anı şekilde öğrenmesini sağlamak ve gerekli kararları almak için sık sık toplantı yaparlar. Ancak bazı yöneticiler toplantı yönetiminde başarısız olurlar. Bunun birinci nedeni yöneticinin toplantı yönetimi eğitimi konusunda bilgi sahibi olmayışı ve bu konuda yetişmemiş olmasıdır.
Toplantı yönetimindeki başarısızlıkların nedenleri şunlardır;
• Toplantıya katılacak olanlara yeterince erken haber verilmemesi ve zamanlamasının yanlış olması
• Çoğu zaman toplantının konusunun ve amacının önceden ilgililere bildirilmemesi
• Adı toplantı olduğu halde sürekli yöneticinin konuşması
• Toplantının gündeminin bulunmaması veya gündemin önceden katılımcılara bildirilmemesi
• Toplantıya katılması gerekenlerin çağrılmaması
• Toplantı sonunda, yöneticinin alınan kararı açıklamaması
• Fiziki hazırlıklara yeterli önemin verilmemesi
Eğer iletişime ortak olan iki taraf da bir arada ise ve kaynaktan alıcıya sadece bir bilgi akışı söz konusu ise; böyle toplantılara bilgilendirici toplantı adı verilebilir. Bu tip toplantılarda yöneticinin örgüt ile ilgili konuları katılanlara aktarması ve onları bilgilendirmesi söz konusudur. Konferans türü toplantılar buna örnek olarak gösterilebilir.
Bu tip toplantılarda katılanlara sunulan bilgilerin tartışılması ve değerlendirilmesi söz konusudur. Koordinasyon amacıyla aynı düzeydeki yöneticilerin yaptığı koordinasyon toplantıları da bu tür toplantıya girebilir.
Yöneticiler bu tip toplantılar aracılığıyla astlarını, belli konularda istedikleri yönde harekete geçirme durumundadırlar. Yönetici merkezli toplantılardır. Bu nedenle otokratik görünümlüdürler. Bu görünümü çağdaş yönetim anlayışına uydurabilmenin yolu, yönlendirme değil, etkilemenin ön plana çıkması ve bunun da gruba sunulan önemli ve değerli bilgiler aracılığıyla ve otoriter olmayan diğer etkileme yollarıyla yapılmasıdır.
Bu tür toplantıların temel ilkesi, paylaşımdır. Belli doğrultularda karar alma zorunluluğu yoktur. İnsanlar fikir alışverişinde bulunurlar.
Aynı uzmanlık dalında çalışan kişilerin bir konuda karar almaları ya da bir kararı tartışmaları gerektiğinde başvurulan toplantılardır. Bu tür toplantılarda ortak karar alınması zorunludur. Ancak bu kararlarda oy birliği anlamına gelmemelidir. Kararlar tartışılarak ortak hale getirilir. Oylama vazgeçilmez bir uygulama değildir. Alınan kararlarda grup üyeleri ortak sorumludurlar. Okullarda yapılan zümre toplantıları bu niteliktedir.
Büyük bir gruba sunulacak bilgileri hazırlamak amacıyla, büyük grup tarafından seçilenlerin oluşturduğu gruba komisyon denir. Komisyonların amacı, bir konuyu incelemek ve bu konu hakkında karar vermeyi kolaylaştırmak için büyük kurula bilgi sunmaktır. Komite ise yine büyük grup ya da üst makam tarafından kendilerine verilen konuyu görüşüp incelemek üzere kurulan küçük bir gruptur. Komite üyeleri, genelde farklı çıkar gruplarını ya da uzmanlık alanlarını temsil eden bireylerden oluşur. Bu grupların yaptığı toplantılar birer ön çalışma niteliğindedir. Büyük grubun ya da üst yönetimin karar alması sağlayıcı niteliktedirler. Bu toplantılarda kararlar oya sunulurlar. Oy çokluğu esası vardır. Komite toplantılarının komisyon toplantılarından bir farkı komitenin farklı gruplardan gelen üyelerden oluşmasıdır. Bu nedenle daha fazla tartışmalara sahne olurlar. Komisyonda ise daha fazla birliktelik ve ortak düşünceler olabilir.
Farklı hedef, görüş ve anlayışlara sahip iki ya da daha fazla grup arasında yapılan toplantılar, bu gruba girer. Bu toplantılarda taraflar, ortak bir noktaya varmak ve anlaşmak durumundadırlar.
Bir örgütte görülen sorunları, ilgililerin ve örgüt üyelerinin de katılımıyla çözümü için ortak noktaları ve çözüm yollarını ortaya koymak amacıyla yapılan toplantılardır.
Bu toplantılar, bilgilendirici toplantılara benzeyen toplantılardır. Ancak, bilgilendirici toplantılar, çok belirgin davranış değişikliğini gerçekleştirmek amacını taşımazlar. Eğitici toplantılarda ise katılanların davranışlarını istenilen yönde değiştirmeleri söz konusudur. Katılanları, etkilemek çok önemlidir. Bu nedenle daha etkili yürütmenin yolları aranmalıdır. Öğretmenlere yeni bir yöntem ya da uygulamanın benimsetilmesi için yapılan bir toplantı buna örnek olarak verilebilir.
1) Zamanında Başlama
Üst düzey yöneticilerin olduğu toplantılarda ana sorun, toplantıların zamanında başlamaması. Bu durumda çalışanlar kendilerine saygı gösterilmediğini düşünüyor.
O nedenle toplantı saatlerine mümkün olduğunca uyulmalı.
2) Herkese Söz Hakkı Verme
Üst düzey yöneticilerin yer aldığı toplantılarda bazı kişiler sürekli konuşma eğilimindeyken, bazıları tamamen sessiz kalabiliyor. Hep aynı kişilerin söz alması, benzer konuşmaların yapılmasına, yeni bir fikrin doğmamasına sebep olabiliyor. Herkesin toplantıya dahil olması sağlanmalı.
3) Açık Hava Verimi Artırır
Bazı şirketler ise açık havada toplantılar düzenliyor. Farklı sosyal etkinliklerle bir arada yapılan toplantılarda katılımcılar zihinsel olarak daha dinamik hissediyor. Bu durum, olumlu bir atmosfer yaratılmasında, etkili sonuçlar alınmasında önemli faydalar sağlayabilir.
4) Beden Diline Dikkat Etme
En büyük sorun, toplantıların üst yönetici tarafından farkında olmadan ses tonu ve beden diliyle yönlendirilmesidir. Bu nedenle üst yönetici kendi fikirlerini en sonunda, tüm katılımcıların katkılarını dinledikten sonra paylaşmalıdır.
5) Toplantı Kültürü Olmasına Dikkat Edilmesi
Yöneticiler, toplantı tiplerini ve amaçlarını düzenleyecek bir yaklaşım benimsemeli. Hangi toplantının ne zaman, ne kadar sürede, hangi sıklıkla ve kimlerle yapılacağının haritası olmalı.
