Zaman yönetimi eğitimi
• Zaman kavramının farkındalığına varma,
• Zaman ve kaynaklara odaklanma,
• Doğru tanımlanmış hedef oluşturma ve planlama,
• Hayal -> Hedef -> Plan
• Hedef gerçeklik analizi ve zaman planı yapma,
• Etkili planlama yapma,
• Zaman Harcama Matrisi (Q1, Q2, Q3, Q4) ve “Hayır” diyebilme,
• Önceliklendirme (Faaliyetlerin Gerçek Değerinin Kıyaslanması)
Zaman yönetimi eğitimi sonunda gerek iş yaşamında gerek özel yaşamınızda;
• Zamanı yönetmedeki tüm güçlü ve limitli yönlerinizin farkına varacaksınız.
• Zamanı yönetirken nerelerde zorlandığınızı öğrenmiş olacaksınız.
• Zamanı daha doğru yönetebilme ipuçlarını öğreneceksiniz.
• Zamanı etkin yönetmenin size neler kazandıracağını görmüş olacaksınız.
• Kendinize ve sevdiklerinize daha fazla zaman ayırmak için çok önemli bir adım atmış olacak
• Kişisel gelişim ve zaman yönetimi konularında ekstra farkındalık kazanacaksınız.
Zaman yönetimi eğitimi alan katılımcılarımızda;
•Zamanı yönetebilme becerisine ne ölçüde sahip olup olmadıklarını belirlemek,
•Zamanı yönetmede kendilerine engel olabilecek faktörleri ortadan kaldırarak, zamanı nasıl daha etkili kullanabileceklerini göstermek temel amaçtır.
Bu bağlamda, etkili zaman yönetimi eğitimi sayesinde iş ve özel yaşantınızda daha az stresli, daha huzurlu ve daha planlı hale gelmenizi sağlamış olacağız.
Temel kavramlar ve prensipler
• Zaman yönetimi ve organizasyon
• Zaman yönetim sisteminde anahtar faktörler
• Zaman odaklı yönetim
• Zaman ve kaynaklara odaklanılması
• Performans Analizi Süreçlerin sistematikleştirilmesi
• Zaman yönetiminin 3 boyutu
• Zaman Çalıcılarla Başa Çıkma, tuzakları fark etme
• Takvimler ve Randevu Defterleri
• Notlar ve “Check-list”ler (Kayıtlar ve Kontrol Çizelgeleri)
• Kararsızlık veya Gecikmenin Üstesinden Gelmek
• Aşırı Yükten Kurtulmak
• Dokümanları Yönetmek
• Kesintileri Yönetmek
• Çalışma Alanını Yönetmek
Zaman herkese aynı ölçüde dağıtılan günde 24 saat, haftada 168 saatlik bir kavramdır. Ancak herkese eşit dağıtılan bu süreyi kişilerin değerlendirmeleri birbirinden farklılıklar gösterir. Benzer koşullarda yaşayan ve çalışanların üretimleri, bireysel yeteneklerden de kaynaklanan farklılıklar gösterir. Bu farkı yaratan etkenlerden biri de zamanın nasıl kullanıldığıdır. Zaman yönetimi, zamanı akılcı kullanarak daha verimli sonuçlar elde edilmesini sağlar. Günümüz koşullarında gündelik yaşamın gereklerini yerine getirmek zamana karşı yarışmayı gerektiren bir hal almıştır. Bu yüzden zamanı iyi değerlendirmeyi öğrenmek herkes için stresi azaltacak, yararlı bir beceridir.
Zaman yönetimi için yapılması gereken ilk şey zamanın nasıl geçirildiğini belirlemektir. Herkesin yaşamında sabit olan uyku, yemek yemek, kişisel temizlik ve bakım, ulaşım gibi zorunlu işler için harcanan zaman çıkarıldıktan sonra kalan süre için planlama yapılabilir. Plan yaparken dürüst ve gerçekçi olmalı, görevlerin yanı sıra sosyal aktiviteler ve egzersiz için de zaman ayırmalıdır. Uzun ve kısa vadeli hedef ve öncelikleri belirlemek, hedefler için eylem planı yapmak, bunları gerçekleştirmek için yapılacak işler listesi hazırlamak, mükemmeliyetçiliği bırakmak, öncelikleri belirleyebilmek, hayır diyebilmek, bu konuda ana başlıklardır.
Hepimiz sürekli olarak işlerimizin yoğunluğundan ve zamanın kısıtlılığından şikayet edip dururuz. Bitirmemiz gereken işler, teslim etmemiz gereken projeler, bunların yanında da her gün yapmamız gereken bazı rutin işler vardır.Zaman yönetimi bize boşa geçen anlarımızı kazandırmayı ve bu yoğun tempoya ayak uydurmamızı sağlamayı amaçlar. Zamanı düzenli ve sistematik bir şekilde kullanabilmek, önemli işlere daha çok vakit ayırabilmek için rutin işleri daha az zamanda bitirebilmek, dahası iş dışında tüm hayatımızı aynı düzen içinde sürdürmektir.Zaman yönetimi ve kişisel verim konusunda yirmi yıldır çalışan Dr. Donald Wetmore’un zaman yönetimine başlamak için ilk sekiz kuralı şöyledir;
1.Zaman yönetimi ile dokümanlarınızı düzenleyin;
2. İş Hayatı ve özel hayatınız için ayrı ayrı olmak üzere en fazla iki takviminiz olsun;
3. Zaman yönetimi ile masanızı ve çalışma ortamınızı düzenleyin;
4.Her zaman size yeterli araç ve gereç bulundurun;
5.Fiziksel ortamınızda gerekli düzenlemeleri yaparak çalışmaya uygun hale getirin;
6.Çantanızın seyahatlerinize uygun olacak şekilde fonksiyonel olmasına özen gösterin;
7.İşinizden ötürü kendinizle ilgili işlerin programlarını aksatmayın;
8.Kontak listenizin sürekli güncel olmasına özen gösterin.
Zaman, arka arkaya dizilmiş olayların ve olguların algılanmasıdır. Zaman, olayları ölçebildiğimiz bir süreçtir. Eğer olaylar ve olgular olmasaydı, zamanı ne algılayabilirdik, ne de ölçebilirdik. Zaman hayattır. Geri döndürülemez ve hiçbir şey onun yerini tutamaz. Zamanımızı harcamak hayatımızı harcamaktır.
Zamanımızı iyi kullanabilmek hayatımızı iyi kullanıp hep iyi sonuçlar almak demektir. Zamanımızı nasıl değerlendirebileceğimize ilişkin doğru kararlar vermek, etrafta bulunan herhangi bir işi verimli şekilde yapmaktan daha önemlidir. Başarılı insanın bizden daha fazla zamanı yoktur, bunlar zamanı etkili kullananlardır. Bütün diğer kaynaklar gibi zaman da kullanılabilir bir özelliktir ve ondan yararlanılabilir. Zaman yenilenmesi mümkün olmayan bütün kaynakların en değerli olanıdır. Zaman diğer kaynaklardan farklı olarak; alınıp satılamaz, biriktirilemez, başkasından aktarılamaz, depolanamaz, üretilemez, çoğaltılamaz ve değiştirilemez. Ancak zaman tasarruflu kullanılabilir.
Etkili zaman yönetimi eğitimi niçin gereklidir?
• Etkili zaman yönetimi ile yönetim değişikliğinin etkilerini, önerilerini kavramak
• Etkili zaman yönetimi ile değişme sürecine bağlı olarak durgunluk olgusu bilinci kazandırmak
• Etkili zaman yönetimi ile zaman ve plânlamaya ilişkin geleneksel tutumunun eksikliklerini belirlemek
• Etkili zaman yönetimi ile işleri kümelendirip, plânlama yapmak becerisini kazandırmak.
İyi yetişmiş, yetkin, liderlik özelliklerine sahip yöneticiler, zamana hükmetme konusunda üst düzeyde yeterlilikleri olan kişilerdir. Zamana hükmetmek, zamanı kontrol altına almak ve zamanı yönetmek demektir.Zamanı yönetmek olayları ve olguları önceliklerine göre sıraya koyabilmektir
ZAMAN TUZAKLARI
• Plansızlık
• Öncelikleri belirleyememek
• Ertelemek
• Kendini gereğinden fazla işe adamak
• Aceleci olmak
• Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma
• Rutin ve gereksiz işler
• Açık kapı politikası (hayır diyememek)
• Gereksiz telefonlar
• Kararsızlık
• Yetki verememek
• Dağınık masa ve büro düzeni
• Hedeflerinizi gerçekleştirebilmek için kendinize kimsenin bölmeyeceği zaman dilimleri ayırın
• Planladığınız çalışmaları yaparken başka birisinin müdahalesini kabul etmeyin. Bunun için “HAYIR” demeyi öğrenin
• Toplantılara sadece ilgililerin katılımını sağlayın
• Masanızı sürekli olarak gözden geçirin ve kullanmadığınız evrakları masanızdan uzaklaştırın
• İş yaparken kullandığınız araç, gereç ve malzemeyi her zaman belirli yerlerde bulundurun
• Günlük rutin işler için planlayıcı kullanmayı alışkanlık haline getirin
• Randevular ve son tarihler için bir defter ya da sizi uyarabilecek cep telefonu ajandası vb. kullanmayı alışkanlık haline getirin
• Önemli telefon numaraları, adresler, e-posta adresleri vb. sürekli kullandığınız bilgileri elinizin altında bulunduracağınız bir deftere kaydedin
• İş arkadaşları ve ilgili kişilerle iletişim için elektronik posta kullanmayı alışkanlık haline getirin
• Her sabah işe başlarken elektronik postanızı kontrol etmeyi ve ilgililere ileti göndermeyi alışkanlık haline getirin
